Blog: project­ma­na­ge­ment in coro­na­tijd

Het Rotterdam Ahoy Conven­tion Centre - ofwel RACC, is onder­deel van het project 'Hart van Zuid': een schit­te­rende opdracht waarbij Hager verant­woor­de­lijk is voor alle verde­ler­tech­niek. Een project met veel facetten. Een project dat lekker loopt. En dan... is daar de corona­crisis. In dit blog neem ik je mee in hoe ik dit heb beleefd en hoe we ondanks alle uitda­gingen tot het beloofde eind­re­sul­taat kwamen.

Mooi utili­teits­bouw­pro­ject: totale verde­ler­tech­niek

10 maart 2020

Mail vanuit ons hoofd­kan­toor: we gaan thuis­werken. Nederland raakt lang­zaam maar zeker in de ban van COVID-19 en dit is weer een volgende stap. Eerlijk gezegd maakte ik me toen nog niet zo heel veel zorgen. Ik wist natuur­lijk nog niet wat ons alle­maal te wachten stond en wat de impact zou zijn.

Op dat moment zit ik midden in project 'RACC Hart van Zuid', in Rotterdam. Het gebied in de Maas­stad rond Winkel­cen­trum Zuid­plein en Ahoy onder­gaat een enorme meta­mor­fose. In opdracht van Hart van Zuid VOF werkten we daar in samen­wer­king met Heij­mans al eerder aan het zwembad 'Zwem­cen­trum Rotterdam' en het Kunsten­pand. RACC is een uitbrei­ding op Ahoy en is een heel groot congres­cen­trum/thea­ter­zaal/poppo­dium. Met Hager doen we hier de hele verde­ler­tech­niek: hoofd­ver­de­lers en onder­ver­de­lers, van voren af aan tot en met peri­o­diek onder­houd. Dat bete­kent even kort gezegd: het ontwerpen van de verdelers op basis van de instal­la­tie­schema's, de assemblage, een afna­me­test ofwel Factory Accep­tance Test (FAT), trans­port, inhuizen, op locatie in elkaar zetten, stellen, elektrisch en mecha­nisch koppelen, etc. In dit project zit eigen­lijk alles waar we goed in zijn, alles zit erop en eraan.

"Hager staat voor zeker­heid. Hoe gaan we dat garan­deren in deze uitzon­der­lijke situ­atie?"

Twee shifts en een puist met werk

12 maart 2020

Het aantal coro­na­be­smet­tingen neemt flink toe, de maat­re­gelen worden strenger. Corona heeft Nederland in zijn grip. Hager staat voor zeker­heid. Hoe gaan we dat garan­deren in deze uitzon­der­lijke situ­atie? In dit project hebben we al te maken met een stevige plan­ning. Gaan we dat wel redden? "Ja, geen zorgen", krijg ik van mijn collega's te horen. Onder andere omdat in Coevorden name­lijk iedereen een enorme stap bijzet. Daar zit ons Service & Compe­tence Center Verde­ler­tech­niek waar onze verdelers worden gebouwd. Om de conti­nu­ï­teit te waar­borgen, gaan we in twee shifts werken (van 06:00 tot 13:00 uur en van 13:30 tot 20:30 uur). Dat bete­kent dat er mensen midden in de nacht uit bed gaan en mensen ver na etens­tijd thuis zijn. Alle­maal om de dead­line te halen. Er wordt daar een enorme puist met werk verzet. Grote klasse natuur­lijk.

Geen FAT, wél een goed beeld

Een 'zorgen­kindje' blijft echter de FAT. Niet in de laatste plaats omdat ik zelf een echte Brabander ben en carnaval heb gevierd. Eerst laat ik me puur uit voor­zorg niet in Coevorden zien, later krijg ik ook daad­wer­ke­lijk griep­ver­schijn­selen. Sterker nog, ik kan even echt niet werken. Het voor­be­reiden van de FAT wordt op dat moment simpelweg onmo­ge­lijk voor mij. Gelukkig pakken collega's de hand­schoen op, nemen het project tijde­lijk van mij over en bereiden de afna­me­test goed voor. Deze test is altijd een 'feestje' waarbij we met de klant de hele verdeler door­lopen. Dit is de zesde kwali­teitstest, waarbij we in dit geval aan de mensen van Hart van Zuid laten zien dat we hebben gemaakt wat we hebben beloofd. Jammer genoeg wordt de FAT uitein­de­lijk, in goed overleg met de klant, uit veilig­heids­re­denen afge­blazen. Dat brengt de volgende uitda­ging met zich mee: hoe brengen we de verdeler zo in beeld dat de klant toch goed ziet wat hij gaat krijgen? We besluiten, ook weer in overleg, heel veel foto's en onze keurings­rap­porten te sturen. Geen feestje, maar wel een goed beeld en wederom een hobbel over­wonnen.

Inhuizen: klei­nere groepen, slimme plan­ning

14 april 2020

Inmid­dels ben ik gelukkig weer beter en kan ik me samen met collega's en onze indu­strieel inhuizer Neder­hoff op de volgende fase richten: het trans­por­teren en inhuizen van de verdelers. Deze gaan met een mobiele kraan via de vijfde verdie­ping naar binnen. Bij een gemid­delde inhui­zing kom je al gauw met 20 mensen in aanra­king. Dat was nu niet gewenst. En hoe gaan we de 1,5 meter afstand garan­deren? We besluiten in overleg het mini­maal aantal mensen dat aanwezig moet zijn en wat dit bete­kent voor de taak­ver­de­ling. Het zorgt er onder andere voor dat er pas wordt begonnen met koppelen als de inhui­zers weg zijn. We werken met een klei­nere groep en nemen meer tijd voor het koppelen. Dat vergt veel van de mensen die dit alle­maal moeten plannen en orga­ni­seren, want je wil wel de dead­line halen. Ik ben op dat moment qua besmet­ting overi­gens nog steeds een risico, dus mijn collega Kevin Bakker bege­leidt voor het eerst een heel inhuistra­ject. Dat doet hij super.

Altijd op zoek naar oplossingen

Mei 2020

Dankzij hard werken, handig managen en slim inno­veren leveren we het project op zoals beloofd: met de gewenste kwali­teit en binnen plan­ning en budget. Ik heb commu­ni­catie en verwach­tings­ma­na­ge­ment al hoog in het vaandel staan, bij dit project ging er echt nog een tandje bovenop. Er was altijd een open dialoog met de opdracht­gever. Sommige dingen moesten we door de nieuwe situ­atie echt opnieuw uitvinden. Bij Hager gaan we altijd op zoek naar een oplossing. "Nee" roepen is makkelijk. Ik zeg liever: "Dit kan niet, maar geef me even dan verzinnen we er wat anders voor". Zo kom je geza­men­lijk tot hele mooie oplossingen. Hier­door hadden we ook het vertrouwen van de opdracht­gever. Die was door de situ­atie natuur­lijk bang dat het project stil zou komen te staan. Als we het echt even niet wisten, zijn we daar ook gewoon heel eerlijk over geweest. Maar ze weten dat wij op elke uitda­ging een antwoord hebben. Die menta­li­teit kwam in deze situ­atie meer dan van pas.

Onver­ge­te­lijk, dankzij de mensen

Zoals ik al zei: ik vergeet dit project nooit meer. Het gevoel van "wat over­komt ons hier nou?" en "hoe gaan we dit oplossen?", het was onge­lo­fe­lijk. Maar gelukkig over­heerst er uitein­de­lijk iets anders waar­door het project waar­schijn­lijk voor altijd in mijn geheugen staat gegrift. Het is zo mooi dat we ondanks alles gewoon onze afspraken konden nakomen. Maar ook hoe iedereen met elkaar omging. Dat stapje extra om het voor elkaar te krijgen, het gevraagd en onge­vraagd meedenken, collega's die opstaan en laten zien wat ze kunnen. Dit is een puik resul­taat dankzij mensen. Dat is denk ik nog wel het aller­mooiste.